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Sistema de inventário permanente: O que é, como funciona e porque é essencial para a sua empresa

Saiba o que é o sistema de inventário permanente, como aplicá-lo na contabilidade e quais as vantagens para a gestão e controlo das existências.

Keir Thomas-Bryant

O sistema de inventário permanente é um método contabilístico que regista automaticamente todas as entradas e saídas de stock, permitindo conhecer o valor das existências em tempo real. Em Portugal, é obrigatório para a maioria das empresas com contabilidade organizada segundo o SNC. Saiba como funciona, quais as suas vantagens e como implementá-lo para garantir um controlo rigoroso, decisões informadas e conformidade fiscal.

Gerir o inventário não se resume a saber o que está nas prateleiras. É também garantir que os bens e materiais da sua empresa são corretamente refletidos na contabilidade. Assim, o inventário passa a ser uma ferramenta de gestão e não apenas uma obrigação legal.

Além disso, a contabilização do inventário permite conhecer o valor das suas existências, o que facilita decisões estratégicas e contribui para uma gestão financeira saudável e conforme à lei portuguesa.

Neste artigo explicamos de forma simples:

• O que é o inventário na contabilidade.
• Quais as regras contabilísticas aplicáveis em Portugal.
• Os principais métodos de valorização de inventário.
• Como funciona o sistema de inventário permanente e porque é o mais vantajoso para a sua empresa.

Índice do post

O que é o inventário na contabilidade?

O inventário representa os bens e materiais detidos pela empresa para venda ou produção — desde matérias-primas até produtos acabados. Estes itens têm valor económico e, por isso, devem ser registados na contabilidade como ativos correntes.

Existem três tipos principais de inventário:

• Matérias-primas: materiais usados na produção.
• Produtos em curso: bens em fase de fabrico.
• Produtos acabados: prontos para venda.

Uma contabilização correta do inventário é essencial, pois afeta diretamente o balanço, as margens de lucro e o fluxo de caixa. Em Portugal, a forma de registo e valorização é regulada pelo Sistema de Normalização Contabilística (SNC).

Inventário como ativo na contabilidade

O inventário é considerado um ativo corrente, uma vez que representa bens que se espera converter em dinheiro num período inferior a um ano.

Ao adquirir ou produzir inventário, a empresa imobiliza capital até à venda dos produtos. Quando vendidos, esses bens transformam-se em receita, contribuindo para o resultado operacional.

Contudo, o valor das existências pode variar com a procura, a obsolescência ou as condições do mercado. Por isso, é essencial aplicar métodos de valorização consistentes e prudentes, que assegurem uma imagem fiel da empresa.

Regras contabilísticas em Portugal

O SNC define os princípios que regem a valorização das existências. Estes princípios estão alinhados com as normas internacionais (IAS 2) e garantem transparência nos relatórios financeiros.

Princípio do custo histórico

• O inventário deve ser registado ao custo de aquisição ou produção, incluindo despesas diretamente associadas, como transporte e manuseamento.

Princípio da consistência

• A empresa deve aplicar o mesmo método de valorização de forma contínua, para permitir comparações fiáveis entre períodos.

Princípio da prudência

• O inventário deve ser valorizado ao menor valor entre o custo e o valor realizável líquido, prevenindo sobreavaliações nos balanços.

Divulgação das políticas

• As entidades devem divulgar nas demonstrações financeiras os métodos usados na valorização do inventário e eventuais alterações de critérios.

Métodos de valorização de inventário

Há várias formas de calcular o valor das existências. As mais comuns são as seguintes:

FIFO (First In, First Out)

Assume-se que os primeiros bens a entrar são os primeiros a sair. É o método mais utilizado e reflete bem o fluxo real das mercadorias, sobretudo em contextos de inflação.

Exemplo:
Uma empresa compra 100 unidades a 1 € e mais 100 a 1,20 €.
Se vender 150 unidades, o custo das mercadorias vendidas (CMVMC) será:
(100 × 1 €) + (50 × 1,20 €) = 160 €.

Custo médio ponderado

Este método calcula o custo médio das existências e é ideal quando os preços de compra não variam muito.

Com base no exemplo anterior, o custo médio seria:
(100 € + 120 €) / 200 = 1,10 € por unidade.

Se vender 150 unidades, o CMVMC seria 150 × 1,10 € = 165 €.

O que é o sistema de inventário permanente?

O sistema de inventário permanente (ou sistema perpétuo) é aquele que permite registar automaticamente todas as entradas e saídas de stock em tempo real.

Cada transação (compra, venda, devolução ou perda) atualiza de imediato os registos contabilísticos.Assim, a empresa tem sempre uma visão precisa das quantidades e do valor do inventário.

Este sistema funciona melhor com tecnologia de gestão integrada, como o Sage X3, que conecta o armazé à contabilidade e automatizam os registos.

Vantagens:

• Informação em tempo real sobre o stock disponível.
• Redução de erros e discrepâncias entre registos e inventário físico.
• Apoio à decisão de compra e preço.
• Cumprimento fácil das obrigações fiscais e contabilísticas.

Sistema permanente vs. sistema periódico

Embora o sistema periódico ainda seja permitido em microempresas, na prática, o sistema permanente é o mais indicado porque oferece maior rigor, além de facilitar o controlo das operações e garantir precisão contabilística.

Como implementar o inventário permanente na sua empresa

1. Escolha um software de gestão adequado, que integre stock e contabilidade.
2. Realize um inventário físico inicial para definir quantidades e valores de partida.
3. Forme as equipas responsáveis pelas entradas e saídas de stock.
4. Implemente controlos internos e auditorias regulares.

Além disso, a automatização é essencial, e é aqui que as soluções Sage fazem a diferença, permitindo uma gestão de inventário rápida, fiável e conforme à lei.

Conclusão

O sistema de inventário permanente é mais do que uma exigência contabilística, é uma ferramenta estratégica para melhorar a gestão, reduzir custos e tomar decisões baseadas em dados.

Com um sistema automatizado e integrado, a sua empresa ganha controlo, transparência e eficiência em todas as operações de stock.

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