Registo de tempos de trabalho: erros que podem criar problemas numa inspeção da ACT

Saiba quais os erros no registo do tempo que podem criar riscos numa inspeção da ACT e como garantir informação completa e acessível.

Publicado em Outubro 2, 2026 minutos de leitura

Pedro Ribeiro

Nota do editor: Este artigo foi publicado anteriormente e atualizado para 2026 pela sua relevância.

O registo de tempos de trabalho em Portugal deve comprovar, perante a ACT, o início, o termo e as interrupções do trabalho.

O registo de tempos de trabalho em Portugal não deve ser tratado como uma simples formalidade administrativa.

Numa inspeção da ACT, a empresa deve conseguir apresentar informação completa, acessível e conservada nos termos previstos na lei. Uma solução como o Sage HR pode facilitar esta gestão, ao centralizar os registos, as aprovações e a respetiva consulta.

Verifique se todos os registos permitem identificar início, termo e interrupções.
Confirme se consegue apurar as horas trabalhadas por trabalhador, dia e semana.
Garanta que a informação está acessível e é conservada durante cinco anos.

Em Portugal, o artigo 202.º do Código do Trabalho, aprovado pela Lei n.º 7/2009, de 12 de fevereiro com as alterações subsequentes, estabelece que o empregador deve manter obrigatoriamente o registo dos tempos de trabalho, incluindo relativamente a trabalhadores isentos de horário.

O registo deve estar acessível e permitir consulta imediata. O mesmo artigo exige informação suficiente para apurar o número de horas prestadas por trabalhador, por dia e por semana.

A obrigação inclui ainda a conservação dos registos durante cinco anos. O incumprimento desta obrigação constitui, nos termos legais, contraordenação grave.

O valor da coima varia em função do volume de negócios da empresa e do grau de culpa do infrator, consoante exista negligência ou dolo.

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O que exige o registo de tempos de trabalho em Portugal?

A legislação portuguesa exige que o empregador mantenha um registo acessível dos tempos de trabalho, incluindo o dos trabalhadores isentos de horário. Esse registo deve permitir identificar as horas de início e termo e as interrupções ou intervalos não compreendidos no tempo de trabalho.

Na prática, erros no registo do tempo podem impedir a empresa de demonstrar quantas horas foram efetivamente prestadas.

Um registo que apenas indique a presença do trabalhador, sem horários de entrada e saída, pode não cumprir esta finalidade.

A situação é particularmente relevante quando existem horários flexíveis, trabalho suplementar, trabalho exterior ou diferentes regimes de organização do tempo.

Quando o trabalho é prestado fora da empresa, existem ainda regras específicas para assegurar que o registo fica devidamente visado e disponível dentro do prazo legal.

Quais são os erros no registo do tempo que devo evitar?

Os erros no registo do tempo mais problemáticos são aqueles que impedem reconstruir a jornada de trabalho com base nos próprios registos.

Por exemplo, um erro frequente consiste em não indicar a hora de entrada ou de saída. Outro surge quando as pausas ou interrupções não são registadas de forma adequada.

Também merece atenção a existência de discrepâncias entre o horário previsto e o tempo efetivamente registado. A diferença pode ser legítima, mas deve ser possível compreender o que aconteceu.

Registos duplicados, dias sem informação, alterações sem rastreabilidade ou dados espalhados por diferentes sistemas dificultam igualmente a verificação.

A questão central é simples: o registo permite reconstruir o tempo trabalhado? Se a resposta for negativa, existe uma fragilidade que deve ser corrigida o mais rapidamente possível.

O que devo ter preparado, na minha empresa, para demonstrar perante uma inspeção?

Perante uma inspeção da ACT, a empresa deve conseguir disponibilizar o registo dos tempos de trabalho de forma acessível e permitir a sua consulta imediata. Esta é uma exigência expressa do artigo 202.º do Código do Trabalho.

A informação deve permitir identificar o início e o termo do trabalho, bem como as interrupções ou intervalos que não integrem o tempo de trabalho. Deve também permitir apurar as horas realizadas por trabalhador, dia e semana.

Há depois boas práticas que, apesar de não serem legalmente mandatórias, reforçam a consistência dos registos.

Por exemplo, é útil garantir que os dados são uniformes, que as correções ficam identificadas e que existe uma rotina de validação de situações incomuns.

É, então, importante distinguir exigência legal de boa organização interna. A lei define o conteúdo e a conservação obrigatórios. Procedimentos de validação, alertas e relatórios ajudam a empresa a detetar problemas antes de uma fiscalização.

Como detetar incumprimentos antes da ACT?

A melhor abordagem consiste em testar regularmente se os registos conseguem responder às perguntas que uma fiscalização colocaria.

Deste modo, comece por selecionar alguns trabalhadores e períodos diferentes. Verifique se existem horas de início e termo, interrupções relevantes e informação suficiente para calcular o tempo trabalhado.

Depois, compare os registos com os horários praticados. Procure dias sem marcações, alterações inexplicadas ou diferenças recorrentes entre o horário previsto e o efetivamente registado.

A revisão deve abranger também trabalhadores com horários especiais e situações de trabalho fora das instalações.

Também a gestão digital pode facilitar esta verificação. Sistemas de controlo de assiduidade permitem centralizar informação e identificar inconsistências antes de estas se transformarem em incumprimentos.

O objetivo não é preparar documentos apenas quando surge uma inspeção. É garantir que o registo diário já contém informação suficiente para demonstrar o cumprimento das regras.

Como melhorar a rastreabilidade dos meus registos?

A rastreabilidade depende de conseguir perceber o que foi registado, quando foi registado e, quando aplicável, por quem e por que razão foi alterado.

Por isto mesmo, evite processos excessivamente manuais e informação repartida por folhas de cálculo, emails ou ficheiros individuais. Quanto mais fontes existirem, maior é o risco de inconsistências.

Adicionalmente, defina também responsabilidades claras. Os trabalhadores devem saber como efetuar os registos e os responsáveis devem saber como identificar e corrigir anomalias.

A revisão periódica é, igualmente, importante. Uma verificação mensal pode detetar falhas de registo antes de estas se acumularem.

A digitalização do controlo de assiduidade pode reduzir tarefas administrativas e facilitar a gestão de horários e ausências.

Um registo de tempos de trabalho consistente deve permitir demonstrar rapidamente quando o trabalho ocorreu e durante quanto tempo. Rever regularmente os registos, corrigir falhas e garantir cinco anos de conservação reduz o risco de incumprimento perante a ACT.

Soluções como o Sage HR ajudam a centralizar esta informação e a simplificar o seu acompanhamento, sem substituir a responsabilidade da empresa pelo cumprimento dos requisitos legais.

Perguntas frequentes

Todos os trabalhadores têm de ter registo de tempos de trabalho?

O artigo 202.º inclui expressamente os trabalhadores, incluindo os isentos de horário de trabalho.

Durante quanto tempo devem ser conservados os registos?

O empregador deve conservar os registos dos tempos de trabalho durante cinco anos.

O que acontece se o registo estiver incompleto?

Um registo incompleto pode impedir a empresa de demonstrar o cumprimento das regras. A violação do artigo 202.º constitui contraordenação grave.

É obrigatório utilizar um sistema digital?

O artigo 202.º estabelece os requisitos do registo, mas não impõe, de forma geral, uma ferramenta digital específica. A solução utilizada deve, somente, permitir cumprir esses requisitos.

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