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Gestão de projetos: Como alcançar visibilidade total e maximizar a rentabilidade 

Como alcançar visibilidade total em gestão de projetos, controlar prazos e orçamentos, evitar erros e maximizar a rentabilidade. 

Ruben Cunha

Descubra como a visibilidade total na gestão de projetos impulsiona decisões mais seguras, controla custos e maximiza a rentabilidade. 

• Aprenda a superar os principais desafios da gestão de projetos e a integrar o ERP para transformar a tomada de decisão. 
• Conheça casos reais, métricas-chave e tendências futuras que farão a sua empresa ganhar eficiência, competitividade e rentabilidade. 

“Não tenho visibilidade dos meus projetos, os prazos esticam-se, os orçamentos derrapam e é difícil tomar decisões rápidas e fundamentadas.” Reconhece esta situação?  

Se gere uma PME ou até uma equipa dentro de uma organização maior, é provável que já tenha passado por momentos assim. De facto, muitas empresas, desde pequenas e médias (PME) até grandes organizações, enfrentam este desafio todos os dias.  

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Índice do post

Desafio da visibilidade na gestão de projetos 

Projetos que começam bem acabam por perder foco, custos que pareciam controlados aumentam sem explicação, e a informação que deveria apoiar decisões chega tarde demais. 

De facto, o que todos os gestores de projeto desejam é simples de formular, mas difícil de concretizar: ter controlo e visibilidade totais, do início ao fim, para decidir com confiança e manter a rentabilidade. 

Este artigo, inspirado no webinar: A visibilidade total dos seus projetos no suporte à tomada de decisão, promovido pela Sage, traz-lhe uma visão ampla e prática sobre: 

• O que significa visibilidade total na gestão de projetos; 

• Os principais obstáculos que as empresas enfrentam; 

• Como a integração com ERP pode mudar o jogo; 

• Os benefícios financeiros e operacionais de uma gestão integrada; 

• Indicadores que deve acompanhar para medir o sucesso; 

• Erros frequentes e como os evitar; 

• Exemplos reais de empresas que transformaram resultados e; 

• Tendências futuras: IA, automação e análise preditiva. 

Ao longo do texto, falamos consigo de forma direta, porque queremos que se (re)veja nos exemplos e nas situações descritas.  

A ideia é que, no final, tenha uma visão clara de como pode aplicar estas práticas para ganhar visibilidade, aumentar eficiência e melhorar a rentabilidade do seu negócio. 

O que significa ter visibilidade total em gestão de projetos 

Visibilidade total em gestão de projetos não é apenas acompanhar tarefas numa checklist digital. É ter uma fotografia completa e atualizada de tudo o que está a acontecer num projeto: quem está envolvido, em que fase se encontra, quais os custos já realizados e que riscos podem surgir. 

Pergunte-se: 

• Se hoje um cliente lhe pedisse um relatório detalhado do projeto, conseguiria fornecê-lo em minutos? 

• Sabe exatamente quanto já gastou em cada fase e quanto falta investir? 

• Tem forma de prever, com base em dados, se vai cumprir o prazo ou se existe risco de atraso? 

Se hesitou em responder a alguma destas questões, significa que ainda não atingiu a visibilidade total. 

Desafios comuns das empresas no âmbito da gestão de projetos 

Mesmo as empresas bem organizadas enfrentam obstáculos no âmbito da gestão de projetos. Tipicamente, a falta de uma visibilidade clara nesta área manifesta-se em vários problemas recorrentes, entre os quais: 

• “Silos” de informação: cada departamento usa sistemas próprios, sem comunicação entre si; 

• Tecnologia obsoleta: folhas de cálculo ou softwares isolados dificultam o acompanhamento em tempo real; 

• Atrasos nos prazos: pequenas falhas acumulam-se e criam derrapagens significativas; 

• Desvios orçamentais: custos adicionais não previstos que comprometem a rentabilidade e; 

• Decisões reativas: falta de dados atualizados leva a escolhas baseadas em percepções. 

Talvez já tenha vivido a cena clássica: só no final do mês, quando o departamento financeiro fecha contas, é que finalmente descobre que o projeto ultrapassou em 20% o orçamento.  

Nessa altura, já não há como corrigir — apenas “apagar o fogo”. 

O resultado é claro: clientes insatisfeitos, margens de lucro comprimidas e oportunidades perdidas. 

O papel da integração com ERP 

O grande salto acontece, então, quando a gestão de projetos do seu negócio deixa de ser uma “ilha digital” e passa a estar integrada no ERP da empresa. 

Imagine este cenário: o orçamento aprovado no ERP é automaticamente refletido no planeamento do projeto; as horas registadas pelos colaboradores atualizam de imediato os custos; uma fatura de fornecedor entra no sistema e impacta logo o cash-flow previsto. 

Com efeito, esta integração permite: 

• Eliminar duplicação de tarefas e dados; 

• Obter uma visão de 360º do projeto, desde o planeamento até finanças; 

• Trabalhar com uma metodologia única em toda a organização; 

• Facilitar o reporting com dados consistentes e atualizados. 

Em termos práticos, um único sistema alimenta todas as áreas – financeira, logística, compras, vendas -, evitando falhas de comunicação e agilizando a tomada de decisão. 

Em resumo, se já sentiu que perde mais tempo a compilar dados do que a gerir, a integração com ERP é o que está a faltar no seu negócio. 

Benefícios para a área financeira e operacional 

Considerando o acima exposto, não restam dúvidas de que a integração da gestão de projetos com ERP traz ganhos diretos para qualquer negócio. 

Entre outros, incluem-se: 

• Financeiros:  

• orçamentos precisos: consegue acompanhar cada desvio à medida que surge; 

• maior precisão orçamental, redução de erros manuais, capacidade de analisar desvios em tempo real; 

• menor introdução duplicada de dados; 

• maior previsibilidade: análises em tempo real permitem ajustar estratégias antes que os custos saiam do controlo. 

• Operacionais:  

• melhor alocação de recursos (humanos, materiais, financeiros), coordenação entre equipas e aumento da produtividade; 

• Aumento da produtividade: menos tempo perdido em tarefas administrativas. 

• Maior colaboração: as equipas trabalham sobre a mesma base de dados, sem surpresas de última hora. 

• Colaboração:  

• equipas e departamentos partilham a mesma informação em tempo real, reduzindo falhas de comunicação. 

• Rentabilidade: 

• menor desperdício, prazos cumpridos e custos controlados aumentam a margem final. 

• Credibilidade junto do cliente:  

• quando cumpre prazos e orçamentos, ganha confiança e fidelização. 

Lembre-se: a informação integrada permite não apenas cumprir orçamentos, mas também reduzir drasticamente erros e acelerar a resposta ao cliente. 

Pergunte-se: quanto valeria, em euros, para a sua empresa reduzir apenas 10% das derrapagens orçamentais? Para muitas PME, essa diferença representa a sobrevivência no mercado. 

Como posso medir o meu nível de sucesso: métricas e indicadores 

Tudo isto é muito bonito em papel, mas é importante ver como a teoria se aplica na prática. De facto, qualquer iniciativa sem métricas não gera resultados. 

Assim, de forma a testar se a gestão de projetos no seu negócio está a ter resultados efetivos, poderá analisar os principais indicadores de gestão de projetos, entre os quais: 

• NPS (Net Promoter Score): mede se os clientes recomendariam a empresa; 

• Taxa de retenção de clientes: quantos regressam para novos projetos; 

• Cumprimento de prazos e orçamentos: percentagem de projetos concluídos sem desvios; 

• Tempo médio de resposta ao cliente: indicador crítico da qualidade de serviço; 

• Taxa de reclamações: reflexo da perceção de qualidade. 

Além de medir, é importante criar uma base de conhecimento com erros e sucessos passados. Esta aprendizagem contínua permite evitar falhas em novos projetos. 

Erros mais frequentes a evitar 

Naturalmente, e como em todas as áreas da gestão, há erros comuns a todas as PME quando falamos de gestão de projetos. 

Confira abaixo quatro erros recorrentes que se devem evitar a todo o custo: 

• Falta de planeamento e âmbito definido: ausência de objetivos claros e KPIs leva a desvios; 

• Planeamento de recursos irrealista: o otimismo excessivo compromete prazos e execução; 

• Gestão de riscos insuficiente: ausência de repositório comum para identificar e mitigar riscos; 

• Negligenciar a gestão da mudança: o change management deve começar no primeiro dia, e não no fim. 

Evitar estes erros é condição essencial para ganhar eficiência, reduzir custos e aumentar a competitividade no seu negócio. 

Quantas vezes já prometeu um prazo otimista para agradar ao cliente e depois sofreu internamente para o cumprir? Esse erro repete-se em muitas empresas e é uma das maiores fontes de insatisfação. 

Exemplos concretos e resultados alcançados 

Posto isto, nada como exemplos reais para perceber o impacto da visibilidade total sobre a gestão de projetos. 

Apontamos-lhe o caso de uma empresa industrial em Itália, com mais de 50 projetos em simultâneo, onde a integração entre gestão de projetos e ERP aumentou o impacto financeiro em 10 milhões de euros e reduziu o ciclo de reporting de 3 meses para menos de 1. 

Outro exemplo que conhecemos é o de uma empresa digital: ao melhorar a alocação de recursos, reduziu um processo de transformação de três anos para dois — um ganho decisivo num setor altamente competitivo. 

De facto, ter uma ferramenta para coordenar e alinhar todos os projetos e todas as áreas envolvidas, foi crítico para obter este sucesso. 

Estes casos mostram como a visibilidade não é apenas “boa prática”: é um fator de diferenciação no mercado. 

Por outro lado, não devemos ver estes resultados como exceções. São exemplos concretos do que acontece quando as empresas deixam de navegar às cegas e passam a gerir com base em dados. 

Tendências futuras: IA, automação e análise preditiva 

A gestão de projetos está a evoluir rapidamente. Olhando para o futuro, entendemos que três forças vão transformar ainda mais a gestão de projetos: 

• Inteligência Artificial: geração automática de relatórios, identificação de riscos e análise preditiva de atrasos. 

• Automação de processos (RPA): menos trabalho manual, menos erros humanos. 

• Business Intelligence: dashboards avançados que suportam decisões rápidas e estratégicas. 

Além disso, prepare-se para a integração crescente de metodologias ágeis em setores fora da tecnologia e para a necessidade reforçada de cibersegurança.  

Se a sua empresa quer manter-se competitiva, precisa de começar já a preparar-se para estas mudanças. 

Boas práticas para maximizar a rentabilidade 

Para terminar, eis um conjunto de práticas que pode adotar para aumentar a rentabilidade do seu negócio, desde um ponto de vista de gestão de projetos: 

• Centralize toda a informação num ERP integrado; 

• Defina objetivos claros e KPIs desde o arranque; 

• Crie uma gestão de riscos estruturada e contínua; 

• Promova a colaboração, dentro da empresa e com o cliente; 

• Automatize relatórios e alertas de risco para ganhar tempo e; 

• Alinhe recursos em função das necessidades reais dos projetos. 

Seguindo estas práticas, cada projeto deixa de ser apenas um esforço pontual e passa a ser um contributo direto para a rentabilidade e competitividade global da empresa. 

Conclusão

A falta de visibilidade na gestão de projetos custa caro: prazos perdidos, orçamentos descontrolados, clientes frustrados. Mas não tem de ser assim. 

Com integração de sistemas, métricas bem definidas e cultura de colaboração, pode transformar a forma como gere projetos. Ganhe controlo, reduza riscos e aumente a rentabilidade do seu negócio. 

Mais do que uma questão operacional, a visibilidade total é hoje um fator estratégico de sobrevivência e crescimento. 

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