Dinheiro e Poupança

Gestão de custos invisíveis: identifique as fugas financeiras escondidas na sua empresa

Descubra como a gestão de custos invisíveis ajuda a melhorar eficiência, rentabilidade e competitividade nas empresas.

José Araújo

Os custos invisíveis impactam a eficiência e a competitividade das empresas sem que estas se apercebam. Identificá-los e geri-los é essencial para melhorar processos e resultados.

• Os custos invisíveis afetam silenciosamente a rentabilidade das empresas. Resultam tanto de fatores externos, como a burocracia, como de ineficiências internas do dia a dia.

• Identificar estes custos é o primeiro passo para os reduzir. Uma abordagem prática permite medir o seu impacto e melhorar processos, eficiência e competitividade.

Os custos invisíveis são os que as empresas incorrem sem se aperceberem da sua natureza ou montantes envolvidos. São custos relacionados com fatores externos ou fatores internos, como a ineficiência de processos, tarefas repetidas, consumo de recursos financeiros e horas de pessoal envolvido. 

PARTILHE! Os custos invisíveis drenam a rentabilidade das empresas sem que estas se apercebam. Identificá-los é o primeiro passo para melhorar eficiência e competitividade.

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Custos de contexto: o peso dos fatores externos

No âmbito dos custos invisíveis, destacam-se os custos de contexto. Estes representam encargos adicionais, que as empresas enfrentam devido a regras, burocracia, procedimentos complexos ou falhas sistémicas do Estado. Não estão diretamente ligados à atividade principal. Mas, assim, prejudicam a competitividade.

Exemplos disso são a morosidade administrativa, a falta de coordenação e as exigências excessivas de informação.

Segundo um inquérito divulgado pelo Instituto Nacional de Estatística (INE), no ano de 2024, os custos de contexto representaram 3,14, numa escala de 1 a 5. 

Este indicador agrega 9 domínios:

• Sistema judicial: 3,61
• Licenciamentos: 3,47
• Sistema fiscal: 3,27
• Recursos humanos: 3,10
• Início de atividade: 3,04
• Carga administrativa: 2,92
• Indústrias de rede: 2,76
• Barreiras à internacionalização: 2,76
• Financiamento: 2,62.

Em 2024, o sistema judicial foi identificado pelas empresas como o domínio que acarreta custos de contexto mais elevados à sua atividade, com um indicador de 3,61. 

O sistema fiscal foi o domínio que registou o terceiro valor mais elevado do indicador global, com 3,27 sendo que a carga fiscal manteve-se como o aspeto mais apontado pelas empresas como obstáculo à sua atividade neste domínio (3,55).

No que respeita aos recursos humanos, verificou-se um aumento da percentagem de empresas que consideraram as operações associadas como um obstáculo elevado ou muito elevado ao exercício da sua atividade (3,24), atingindo 41,6%.

O agravamento deste indicador deveu-se sobretudo às dificuldades na contratação de trabalhadores, no acesso a técnicos qualificados e na acreditação de competências (3,48). 

O acesso a técnicos qualificados manteve-se como o maior obstáculo à atividade das empresas neste domínio (3,48), seguido pelas dificuldades de despedimento (3,38).

A carga administrativa manteve-se abaixo do indicador global de custos de contexto, com 2,96, destacando-se as Finanças/Autoridade Tributária e Aduaneira, a Segurança Social e o Instituto Nacional de Estatística como as entidades que mais obstáculos geraram à atividade empresarial.

Custos associados ao cumprimento de obrigações de informação

Por outro lado, os “Custos com o cumprimento das obrigações de informação” representam uma parte significativa dos encargos suportados pelas empresas. Tratam-se dos custos decorrentes do cumprimento de exigências legais ou do acesso a benefícios previstos na legislação:

1. Prestação e entrega de informação empresarial e fiscal (40,6%) 
2. Cooperação com auditorias, fiscalizações e inspeções (21,5%)
3. Colocação de rótulos informativos e prestação de informação a consumidores e outras entidades (11%) 
4. Candidaturas a subsídios ou outros apoios (10,7%)
5. Pedidos de licenças, certidões, autorizações ou permissões (7,7%)
6. Registos e notificações (6,5%)
7. Disponibilização de manuais de procedimentos e planos de ação (2%).

Custos invisíveis internos: onde a empresa pode atuar

Para além dos custos anteriormente identificados, as empresas incorrem também em custos internos que consomem recursos e que prejudicam a sua rentabilidade, mas também a sua competitividade.

Atendendo à escassez sentida com recursos humanos, e o seu custo a aumentar, é fundamental que as empresas os direcionem para atividades de maior valor acrescentado. Por isso, é fundamental evitar tarefas manuais de rotina ou tempos mortos, reorganizando processos, automatizando tarefas e reduzindo potenciais erros administrativos.

Como identificar e medir os custos invisíveis

Uma forma de os identificar e mensurar segue as seguintes etapas:

1. Que processos operacionais se encontram em vigor? (Ex: Reconciliações bancárias, cobranças de clientes, elaboração de declarações fiscais, processamento salarial).
2. Qual o consumo de recursos (humanos, materiais, financeiros)? (Ex. Horas de cada categoria profissional, sistemas de informação, encargos financeiros).
3. Quais as alternativas que podemos identificar? (Ex: Automatização, arquivo digital; “Bots”).
4. Qual a poupança identificada? (Ex: horas, €).

Reduzir custos invisíveis: processos, automação e eficiência

No que respeita ao processo contabilístico e fiscal, existem procedimentos alternativos que economizam os recursos usados, tais como:

• Automatização de processos: reconciliações bancárias, de clientes, de fornecedores.
• Arquivo digital e leitura OCR (reconhecimento ótico de caracteres que consiste na transformação de documentos impressos em ficheiros de dados binários, que podem ser editados e partilhados), com poupanças em processos, tarefas repetitivas, acesso a documentos, automatização dos registos contabilísticos.
• “Bots” ou “Robot Process Automation”, que conseguem aprender, imitar e executar processos baseados em regras na construção de fluxos de tarefas para cada processo, sem necessidade de conhecimentos de programação, permitindo determinar os comandos a serem executados em cada etapa.

Estes RPA´s permitem otimizar tarefas como: a extração de dados de documentos estruturados e não estruturados e consulta de documentos em diferentes plataformas e portais, a preparação e preenchimento de declarações fiscais, reportes financeiros mensais de apoio à gestão ou preparação de demonstrações financeiras, a automação de registos contabilísticos e de processamentos salariais, mas também a validação e reconciliação de contas.

As reduções de custos de contexto são sobretudo derivadas de fatores externos, não controláveis pela empresa. Contudo, a redução ou eliminação dos custos invisíveis internos só dependem da empresa. Há que identificar os processos e as atividades que causam tais custos, que drenam a rentabilidade, e procurar alternativas mais económicas.

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