Fatura Proforma vs. Orçamento: Quando usar cada documento e quais as suas implicações legais?
Saiba a diferença entre fatura proforma e orçamento, quando usar cada documento e os riscos legais de os confundir na sua empresa.
A diferença entre fatura proforma e orçamento pode gerar dúvidas nas empresas. Descubra quando usar cada documento e quais os riscos legais de os confundir.
- Se precisa de uma proposta que só vincula depois de aceite, use o Orçamento.
- Por outro lado, se precisa de um documento formal, não fiscal, para antecipar condições de uma venda, use uma Fatura Proforma. Ao contrário do Orçamento, este documento não tem qualquer tipo de valor vinculativo.
Na gestão de vendas, muitos profissionais não entendem completamente a diferença entre uma fatura proforma e orçamento, embora ambos apresentem preços, condições e prazos, o seu valor jurídico e fiscal é distinto. Essa diferença pode impactar diretamente a relação com o cliente e até a conformidade legal da empresa.
Compreender quando usar fatura proforma e quando recorrer a orçamento é essencial para evitar riscos fiscais, litígios e falhas contratuais. Neste artigo, mostramos de forma prática as principais diferenças, cenários de utilização e implicações legais de uma má gestão destes documentos.
PARTILHE! Fatura Proforma ou Orçamento? Muitos empresários confundem estes documentos e correm riscos fiscais e legais. Descubra a diferença entre fatura proforma e orçamento e saiba quando usar cada um.
Maneiras otimizar sua empresa
Quer otimizar a sua empresa e alcançar melhores resultados? Descarregue o guia e descubra:
Como obter liquidez de forma mais rápida e eficaz. Estratégias para motivar a sua equipa diariamente.
Índice do post
Com o Sage 50cloud Faturação, pode emitir orçamentos, convertê-los em faturas, gerar proformas e acompanhar todo o ciclo de vendas de forma integrada, segura e em conformidade com a lei.
O que é uma fatura proforma (e para que serve)?
A fatura proforma é um documento preliminar que descreve bens/serviços, preços, prazos, impostos aplicáveis e condições de entrega antes da emissão da fatura final.
É útil para dar uma estimativa formal ao cliente, alinhar expectativas e, em certos contextos, apoiar procedimentos logísticos/aduaneiros ou aprovações internas do cliente, incluindo em processos internacionais.
No entanto, não se esqueça de que a fatura proforma não tem valor fiscal nem contabilístico e não obriga o cliente ao pagamento, deste modo, use a fatura proforma quando:
- Vender bens e quer formalidade superior à de um orçamento;
- Precisa de um documento “tipo fatura”, que antecipe de alguma forma a fatura final que irá emitir, mas sem efeitos fiscais;
- Quer consolidar todos os termos da operação de forma clara e comparável.
O que é um orçamento (e para que serve)?
O orçamento é uma proposta comercial com escopo, preço, prazos e condições de prestação, é comum em serviços (projetos, assistência técnica, consultoria), mas aplica-se também a bens quando há customização ou instalação.
Não tem valor fiscal por si só, mas pode tornar-se vinculativo se o cliente o aceitar de forma inequívoca (assinatura, e-mail de aceitação, aprovação via plataforma, etc.). Use o orçamento quando:
- Está a propor serviços ou trabalhos por fases;
- Precisa de delimitar escopo (o que está incluído e excluído);
- Quer fechar compromisso mediante aceitação explícita do cliente.
Diferenças lado a lado (resumo rápido)
| Fatura Proforma | Orçamento | |
| Natureza | Documento preliminar, formato “tipo fatura” | Proposta comercial |
| Valor fiscal/contabilístico | Nenhum | Nenhum até ser aceite |
| Vinculação jurídica | Não vinculativa | Vinculativa após aceitação |
| Uso típico | Bens (incl. internacional) | Serviços e projetos |
| Objetivo principal | Formalizar condições antes da fatura | Definir preço + escopo antes do contrato |
| Risco comum | Ser confundida com fatura | Falta de prova de aceitação |
Quando usar cada um: Cenários práticos
Utilização típica de uma Fatura Proforma:
- Loja online B2B que exporta – enviar proforma com preços, Incoterms, prazos e impostos estimados; faturar só após confirmação.
- Fornecedor de equipamentos com configuração: proforma quando há múltiplas variantes e é preciso formalizar o pacote exato antes da encomenda.
Utilização típica do Orçamento:
- Empresa de AVAC para instalação – enviar orçamento com levantamento em obra, escopo detalhado, prazos e condições de pagamento faseadas; torna-se vinculativo quando o cliente aceita.
- Agência de marketing: orçamento com entregáveis, número de revisões, cronograma e critérios de aceitação.
Lembre-se: a Proforma informa o seu cliente; o Orçamento compromete o seu cliente (após aceitação do mesmo). A primeira ajuda a alinhar termos, sem efeitos fiscais; o segundo é a base contratual da execução.
Implicações legais de uma má gestão (o que realmente pode correr mal)
- Confundir proforma com fatura. Emitir proformas sem a palavra “PROFORMA” em destaque, com numeração que imita faturas ou com menções de “pagamento devido”, pode levar a interpretações erradas em auditoria/inspeção e a problemas de reconciliação interna.
- Cobrança de IVA fora de tempo. A proforma não desencadeia obrigação fiscal. Cobrar ou registar IVA com base numa proforma pode originar erros fiscais e necessidade de correções.
- Falta de vinculação no orçamento. Orçamentos sem prova de aceitação (ou com aceitação ambígua) fragilizam a posição da empresa em caso de disputa sobre preço, escopo ou prazos. Resultado: trabalhos não pagos ou litígios difíceis de sustentar.
- Escopo mal definido. Em orçamentos, omitir exclusões, critérios de medição/aceitação ou prazos de validade gera derrapagens e conflitos. O cliente pode alegar que “estava incluído”; você pode não conseguir provar o contrário.
- Ausência de prazos de validade. Sem validade em proformas e orçamentos, fica exposto a variações de custo (materiais, câmbio) e a clientes que tentam exigir preços antigos.
Nota legal: Este texto é informativo e não substitui aconselhamento jurídico ou fiscal especializado.
Outras perguntas rápidas
A proforma obriga o cliente a pagar?
Não. Só a fatura (após a venda) e/ou o contrato/aceitação do orçamento criam obrigação.
Posso usar orçamento para vender bens?
Sim. O uso típico associa orçamento a serviços, mas pode orçamentar bens (especialmente se houver instalação/configuração).
Posso pedir adiantamento com proforma?
Pode referir um valor previsto, mas o correto é formalizar o adiantamento por documento fiscal apropriado (ex.: fatura-recibo ou fatura com adiantamento), conforme o seu software e o enquadramento fiscal.
Em resumo, quando chegar a altura de decidir entre emitir uma fatura proforma ou orçamento, a forma mais simples é esta:
- Quer um documento formal, não fiscal, para cristalizar condições antes da venda? Opte pela Fatura Proforma.
- Quer uma proposta que, quando aceite, o cliente tem de cumprir? Então, opte pelo Orçamento.
Não se esqueça, usar cada documento no contexto certo evita riscos legais, melhora a previsibilidade financeira e torna o seu processo comercial mais profissional e auditável.
Maneiras otimizar sua empresa
Descarregue agora o guia gratuito e comece hoje mesmo a gerir como um verdadeiro líder.
The post Fatura Proforma vs. Orçamento: Quando usar cada documento e quais as suas implicações legais? appeared first on Sage Advice Portugal.
Assistência Remota