Pedro Ribeiro

Descobre durante quanto tempo guardar faturas é obrigatório e porque este cuidado protege a tua empresa.

• Saber guardar faturas corretamente evita coimas, falhas fiscais e problemas em auditorias.
• O prazo muda conforme o tipo de documento e a legislação fiscal e comercial portuguesa.

No dia a dia, nem sempre é claro durante quanto tempo deves guardar faturas, recibos, documentos de transporte ou registos contabilísticos. No entanto, estes prazos estão definidos na lei e impactam diretamente o cumprimento fiscal, a proteção em inspeções e a capacidade de demonstrar operações empresariais. Este artigo explica, de forma simples e atualizada, quanto tempo deves conservar cada documento e por que esta prática é essencial para empresas e trabalhadores independentes.

PARTILHE! Guardar faturas não é apenas uma obrigação legal, é uma estratégia essencial para proteger a tua empresa em auditorias e revisões fiscais.

Índice do post

Quanto tempo deves guardar faturas segundo a lei portuguesa?

A legislação fiscal e comercial prevê prazos mínimos obrigatórios para conservar documentação empresarial. Cumpri-los evita infrações e assegura que a informação está disponível quando necessária.

6 anos, o prazo fiscal geral

A Autoridade Tributária exige que empresas e trabalhadores independentes guardem faturas, livros, registos e documentos de suporte durante pelo menos 6 anos.

Este prazo aplica-se à maioria das obrigações fiscais, incluindo IVA, IRS e IRC.

Documentos incluídos:

• Faturas emitidas e recebidas
• Recibos
• Documentos de transporte
• Mapas de IVA
• Documentos que comprovem operações (como extratos bancários)
• Relatórios e reconciliações

Durante inspeções, revisões oficiosas ou pedidos de esclarecimento, a AT pode solicitar estes documentos.

Se não estiverem disponíveis, podem ser aplicadas coimas, correções fiscais e até presunções desfavoráveis.

10 anos, o prazo legal e contabilístico

O Código Comercial determina que livros e documentos contabilísticos devem ser mantidos durante 10 anos. Este período garante a rastreabilidade das operações e cumpre regras de auditoria e arquivo empresarial.

Documentos incluídos:

• Razão e diário
• Balancetes
• Relatórios financeiros
• Documentos de fecho de contas
• Contratos e acordos relevantes

Este prazo vale também para entidades sujeitas a auditoria externa ou que operem em setores regulados.

Porquê guardar faturas durante estes prazos?

Cumprir os prazos não é apenas seguir a lei, é proteger o negócio. As seguintes razões explicam porquê.

1. Cumprimento fiscal e prevenção de coimas

As autoridades podem solicitar documentos relativos aos últimos 4 anos, mas a lei exige que os conserves por 6 anos (prazo fiscal) ou 10 anos (prazo contabilístico) para garantir cobertura total.

Cumprir estes prazos assegura que tens sempre a documentação necessária em inspeções, revisões oficiosas ou pedidos de esclarecimento.

2. Guardar faturas como defesa em auditorias fiscais

Empresas auditadas devem demonstrar a veracidade das suas operações. Se não conseguires apresentar documentação válida, a auditoria pode levantar reservas ou exigir correções.

Gestão financeira mais eficiente

Arquivos corretos permitem:

• Rastrear custos com clareza
• Reforçar políticas de controlo interno
• Organizar deduções e regularizações de IVA
• Melhorar decisões financeiras

4. Guardar faturas como prova documental em litígios

Em disputas comerciais, ter acesso aos documentos originais pode evitar perdas legais e financeiras.

Quanto tempo deves guardar documentos específicos?

• Faturas e recibos: mínimo 6 anos. Inclui faturas emitidas e recebidas, notas de crédito, notas de débito e recibos. Este é o mínimo legal para efeitos fiscais, e a recomendação é manter até 10 anos para cumprir todos os regimes legais.
• Documentos de transporte: 6 anos. Devem estar disponíveis para fiscalizações em trânsito e para revisão posterior.
• Declarações fiscais (IVA, IRS, IRC): 6 anos. Incluindo anexos, mapas recapitulativos e documentos de suporte.
• Folhas de payroll: 10 anos. No âmbito do trabalho e segurança social, registos de remunerações devem ser mantidos pelo período máximo legal.
• Contratos comerciais: 10 anos. Incluindo contratos de fornecedores, clientes, arrendamento e prestação de serviços.

Como organizar os teus arquivos de forma eficaz?

Organizar corretamente os arquivos é fundamental para cumprir os prazos legais e garantir acesso rápido à informação sempre que necessário. Assim, podes organizar as tuas faturas de forma eficaz.

1. Digitaliza e organiza

Digitalizar documentos torna o arquivo mais seguro e acessível. Usa categorias simples como:

• Faturação
• Fornecedores
• Clientes
• Contabilidade
• Contratos

2. Usa softwares certificados

Um software de faturação que garanta arquivo legal e emissão certificada facilita o cumprimento fiscal e simplifica auditorias.

3. Define responsáveis e processos

Cria um procedimento interno claro:

• Quem arquiva
• Como arquiva
• Onde arquiva
• Quando elimina documentos

Guardar faturas corretamente é essencial para evitar coimas, cumprir prazos legais e garantir segurança em auditorias. Com processos bem definidos, consegues proteger o negócio e manter a informação sempre disponível.

Categoría: Estratégia, Legal e Processos, Continuidade do negócio, Empresas

Tags: Cumprir legislação,

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