Decreto-Lei 28/2019: Obrigações relativas a faturas e conservação de documento
Saiba como o Decreto-Lei n.º 28/2019 impacta a faturação e a conservação de registos, promovendo digitalização e transparência fiscal.
As regras de faturação e conservação de registos reforçam a digitalização e a transparência fiscal. Saiba o que muda para a sua empresa. Descubra tudo o que a sua empresa precisa de saber sobre este assunto.
- Desde 2019 que as empresas portuguesas convivem com novas exigências na forma como emitem, comunicam e arquivam as suas faturas.
- O Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro veio consolidar legislação dispersa, simplificar procedimentos e, ao mesmo tempo, aumentar o controlo da Autoridade Tributária (AT).
Todos os gestores, contabilistas e empresários, devem compreender as mudanças introduzidas por este diploma, que vão desde o uso obrigatório de programas de faturação certificados até à possibilidade de adotar a “fatura sem papel”.
Neste artigo explicamos quais as principais alterações na emissão de faturas, o que muda na conservação de registos e documentos, como a lei impulsiona a digitalização das empresas e os impactos práticos para micro, pequenas e médias empresas decorrentes do Decreto-Lei n.º 28/2019.
PARTILHE! O Decreto-Lei n.º 28/2019 mudou as regras de faturação e conservação de registos. Mais do que uma obrigação, eis uma oportunidade para digitalizar a sua empresa!
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O Decreto-Lei n.º 28/2019 não é apenas uma obrigação fiscal — é também uma oportunidade para digitalizar a gestão da sua empresa e ganhar eficiência.
O que é o Decreto-Lei n.º 28/2019?
Publicado em fevereiro de 2019, este diploma surgiu no âmbito do programa SIMPLEX+, com dois objetivos claros:
- Promover a desmaterialização da faturação, reduzindo custos e uso de papel e;
- Reforçar o combate à evasão fiscal, aumentando o controlo sobre faturas e sistemas de faturação.
Por outro lado, além de integrar num só diploma normas que antes estavam dispersas, este diploma trouxe inovações como o ATCUD e o QR Code nas faturas, bem como prazos claros para a conservação digital de documentos.
Regras para o processamento de faturas introduzidas pelo Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro
Programas certificados obrigatórios
Sabia que, após a entrada em vigor do Decreto-Lei n.º 28/2019, as empresas com volume de negócios acima de determinado limiar ficam obrigadas a usar programas de faturação certificados pela AT?
Com efeito, inicialmente fixado em 75 mil euros, este limite desceu para 50 mil euros anuais. Isto garante que todas as faturas seguem normas uniformes, permitindo à AT controlar e validar a informação transmitida.
“Fatura sem papel”
Adicionalmente, uma das grandes novidades trazidas pelo Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, foi a aceitação da fatura eletrónica como equivalente à fatura em papel.
No entanto, há regras que é preciso cumprir, nomeadamente:
- O cliente precisa de dar consentimento;
- que seja assegurada a autenticidade da origem e a integridade do conteúdo;
- que se utilize mecanismos como assinatura eletrónica qualificada, selo eletrónico ou sistemas EDI.
Com isto, as empresas podem reduzir custos operacionais e simplificar processos administrativos.
Identificação única das faturas
Por outro lado, todas as faturas passaram a incluir dois elementos essenciais:
- ATCUD (código único atribuído pela AT);
- QR Code, que pode ser lido por qualquer contribuinte ou pela própria AT.
Estes mecanismos aumentam a transparência, facilitam a comunicação de despesas no IRS e reduzem o risco de fraude.
Comunicação de séries e estabelecimentos
Ainda de acordo com o Decreto-Lei n.º 28/2019, os sujeitos passivos devem informar a AT sobre:
- As séries documentais utilizadas;
- Os programas e equipamentos de faturação;
- Estabelecimentos onde as faturas são emitidas;
- Distribuidores e instaladores dos sistemas.
Sem esta comunicação, não é possível gerar ATCUD para as faturas, o que invalida a sua aceitação.
Outras regras sobre a conservação de registos e documentos
Prazo legal
De acordo com a legislação em vigor, todos os livros, registos e documentos de suporte devem ser guardados durante 10 anos, salvo prazos mais longos previstos em legislação específica.
Este período aplica-se tanto a faturas em papel como a documentos digitais.
Arquivo digital
O diploma permite ainda substituir o papel por arquivo digital, desde que:
- As imagens digitalizadas tenham qualidade técnica que assegure legibilidade;
- Não haja perda de informação;
- Seja mantida a sequência cronológica e a integridade dos dados.
Além disso, as empresas devem manter cópias de segurança em local distinto, reduzindo o risco de perda de informação em caso de incidente.
Impactos práticos para as empresas
- Simplificação administrativa: a introdução da fatura eletrónica e do arquivo digital reduz custos de impressão e armazenamento.
- Controlo e transparência: com o ATCUD e o QR Code, a AT dispõe de meios mais eficazes para monitorizar transações e prevenir evasão fiscal.
- Digitalização acelerada: com o Decreto-Lei n.º 28/2019, as empresas foram incentivadas a investir em software de faturação moderno, alinhado com as tendências de transformação digital.
O Decreto-Lei n.º 28/2019 foi um marco na forma como as empresas portuguesas emitem e conservam faturas.
Ao consolidar regras, reforçar o uso de software certificado e incentivar a digitalização, abriu caminho para uma economia mais transparente e eficiente.
Para cumprir a lei e, ao mesmo tempo, tirar partido das vantagens da desmaterialização, as empresas devem:
- Garantir que utilizam um programa certificado;
- Configurar corretamente as séries de faturação junto da AT;
- Investir em soluções de arquivo digital seguras e;
- Promover processos internos de controlo e de dados.
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Nota do editor: Este artigo foi publicado anteriormente e atualizado para 2025 pela sua relevância.
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