RH e Liderança

Como controlar as despesas corporativas na sua PME sem perder produtividade

Descubra como otimizar a gestão de despesas corporativas na sua PME, reduzindo custos e mantendo a produtividade da equipa.

Pedro Ribeiro

Reduzir custos sem perder eficiência é um desafio para qualquer PME. Conheça estratégias práticas para otimizar a gestão de despesas corporativas e manter a produtividade da sua equipa.

• Manter as contas da empresa sob controlo é um desafio constante, especialmente para as pequenas e médias empresas (PME).
•  Cortar custos de forma desajustada pode comprometer a qualidade do trabalho e desmotivar a equipa.

Gerir de forma eficaz as despesas corporativas é essencial para manter a saúde financeira e a competitividade de uma PME. No entanto, muitas empresas enfrentam dificuldades em encontrar o equilíbrio entre reduzir custos e preservar a produtividade.

Com uma política de controlo bem estruturada, é possível identificar desperdícios, otimizar recursos e direcionar investimentos para o que realmente traz retorno. A gestão de despesas corporativas deixa assim de ser uma tarefa reativa para se tornar uma estratégia de crescimento.

Neste artigo, mostramos como implementar um controlo inteligente das despesas corporativas, identificando desperdícios, otimizando recursos e maximizando a produtividade.

PARTILHE! Controlar despesas não significa cortar produtividade. Descubra como otimizar custos e manter o desempenho da sua PME.

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Índice do post

O que são despesas corporativas?

As despesas corporativas incluem todos os custos associados ao funcionamento diário da empresa — desde salários e rendas até gastos com equipamentos, softwares, refeições, viagens, formação… entre tantas outras.

Controlar estas despesas não se resume a cortar gastos, mas sim a gerir de forma eficiente cada euro investido para garantir que o mesmo euro gera retorno.

Qual a importância de controlar as despesas?

1. Saúde financeira a longo prazo. Reduzir desperdícios e gerir custos garante uma tesouraria mais sólida e capacidade para enfrentar imprevistos.
2. Maior competitividade. Empresas que controlam as despesas conseguem oferecer preços mais competitivos e investir em inovação.
3. Crescimento sustentável. Ao manter o equilíbrio entre custos e produtividade, é possível crescer sem comprometer a qualidade dos serviços ou produtos.

Por que muitas PME perdem controlo das despesas

Mesmo com boas intenções, muitas empresas acabam por gastar mais do que deveriam. Os motivos mais comuns incluem:

• Ausência de um orçamento claro e atualizado;
• Falta de monitorização em tempo real dos custos;
• Compras e despesas não planeadas;
• Contratos e subscrições que continuam a ser pagos sem utilização efetiva.

Deste modo, sem um controlo rigoroso, pequenos gastos acumulam-se e afetam significativamente o resultado final.

Três exemplos de despesas que podem ser otimizadas

Assim, a saúde financeira de uma empresa depende da existência de uma política interna de controlo de gastos, a qual deve será criada, aplicada e otimizada com foco no equilíbrio entre a eficiência operacional e o controlo financeiro.

Isto passa por constantemente analisar e rever, numa base regular, os gastos com despesas recorrentes, tais como:

Serviços e subscrições

Muitas empresas pagam por softwares ou serviços que já não utilizam ou que têm alternativas mais económicas.

Solução: Faça uma auditoria trimestral e cancele o que não for essencial.

Custos com energia e telecomunicações

Tarifas desajustadas ou equipamentos ineficientes podem gerar gastos elevados.

Solução: Negoceie com fornecedores e invista em equipamentos energeticamente eficientes.

Viagens e deslocações

Reuniões presenciais podem ser substituídas por videoconferências sempre que possível.

Solução: Defina políticas claras para viagens e deslocações, prioritizando alternativas mais económicas.

Como criar uma política interna de controlo de gastos?

Como vimos, fazer uma gestão adequada das despesas corporativas é essencial para a saúde e vitalidade de um negócio.

Mas então, como criar uma política interna de controlo de gastos?

Em primeiro lugar, é importante definir um orçamento por departamento com limites claros e objetivos mensuráveis.

Por outro lado, é essencial implementar ferramentas de monitorização para acompanhar despesas em tempo real. Deverá, ainda, estabelecer aprovações prévias para gastos acima de um determinado valor.

E acima de tudo analisar relatórios mensais para identificar desvios e corrigi-los rapidamente.

Consequências de não gerir as despesas corporativas

Entre outras mais gravosas (não estando de fora, em último caso, a falência da empresa) algumas das consequências de não gerir corretamente as despesas corporativas da sua empresa estão:

• A redução da margem de lucro;
• A incapacidade de investir em inovação e crescimento;
• Uma maior vulnerabilidade a crises económicas;
• A necessidade súbita de cortes urgentes e prejudiciais à operação.

Perguntas frequentes sobre o controlo de despesas

É possível reduzir custos e aumentar a produtividade ao mesmo tempo?

• Sim. Ao eliminar desperdícios e focar recursos no que realmente traz retorno, é possível melhorar resultados.

Com que frequência devo rever o orçamento da empresa?

• Idealmente, todos os meses, com revisões mais detalhadas a cada trimestre.

Devo envolver os colaboradores na gestão de custos?

• Sim. Uma equipa informada e envolvida tende a ser mais responsável no uso dos recursos empresariais.

Uma gestão de despesas corporativas bem estruturada é essencial para garantir estabilidade, crescimento e competitividade na sua PME. Ao definir processos claros, monitorizar custos de forma contínua e envolver a equipa, torna-se possível reduzir desperdícios sem comprometer a produtividade. 

Lembre-se: não se trata apenas de gastar menos, mas sim de gastar melhor.

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