RH e Liderança

As despesas com pessoal e o (novo) entendimento da Administração Tributária

Descubra o novo entendimento da AT sobre despesas com pessoal e como garantir a sua correta dedução fiscal no IRC.

July 9, 20256 minutos de leitura

As despesas com pessoal representam uma das rubricas de gastos com maior expressão nas empresas e têm implicações diretas na determinação do lucro tributável em sede de IRC.

Sabia que em 2020 a Administração Tributária (AT) emitiu um novo entendimento sobre a dedutibilidade fiscal deste tipo de despesas, alterando a sua posição histórica sobre esta matéria?
Conhecer o entendimento mais recente da AT sobre este assunto permite às empresas reforçar os seus procedimentos internos em matéria fiscal e proteger-se de riscos fiscais futuros no apuramento de IRC.

Sabia que em 2020 a Administração Tributária (AT) emitiu um novo entendimento sobre a dedutibilidade fiscal das despesas com pessoal, alterando a sua posição histórica sobre esta matéria?

As despesas com pessoal representam uma parte significativa dos custos operacionais de qualquer empresa, englobando salários, subsídios, seguros e outros benefícios concedidos aos trabalhadores. Estes encargos impactam diretamente o cálculo do lucro tributável em sede de IRC.

Em 2020, a Administração Tributária emitiu um novo entendimento sobre a dedutibilidade fiscal destas despesas, alterando a posição histórica que vigorava até então. Conhecer este novo enquadramento é essencial para garantir a correta aplicação das regras e reduzir potenciais contingências fiscais.

Experiencia trabalhadores

DESCARREGUE GRATUITAMENTE

Nesta guia, presentamos as seis áreas em que as equipas de Recursos Humanos podem criar experiências fantásticas para a força de trabalho, com uma pequena ajuda da tecnologia.

Quero o meu guia GRÁTIS!

ÍNDICE DO POST

Gestão de pessoas mais eficiente e fiscalmente segura? Descubra como o Sage HR pode ajudar a formalizar, automatizar e proteger a sua política de remuneração.

O que são despesas com pessoal?

As despesas com pessoal são todos os encargos suportados pela empresa com os seus trabalhadores, incluindo:

Salários e ordenados;
Subsídios de férias e de Natal;
Encargos com Segurança Social;
Contratos de seguros de acidentes pessoais;
contratos de seguros de vida, de doença ou saúde em benefício dos trabalhadores, reformados ou respetivos familiares.
Benefícios atribuídos (ex: viatura, saúde, refeições);
Prémios, gratificações e outras remunerações acessórias.

A regra prevista no Código do IRC sobre este assunto

Relativamente aos salários e ordenados, bem como os respetivos subsídios de férias e Natal, prémios, e outras remunerações acessórias, tem sido pacífico que os mesmos deverão ser aceites fiscalmente, desde que devidamente suportadas pela respetiva documentação.

No entanto, como deverão ser tratados fiscalmente os gastos com seguros de acidentes pessoais / de saúde / de vida, entre outros? E quando os mesmos abrangem o agregado familiar dos trabalhadores?

Ora, nos termos da atual redação constante do Código do IRC, que permanece inalterada à data de hoje, estas realidades são consideradas gastos do período de tributação, até ao limite de 15 % das despesas com o pessoal inscritas na contabilidade a título de remunerações respeitantes ao período de tributação.

Contudo, o entendimento da AT, até agora, era que apenas eram consideradas “despesas com o pessoal” os gastos que fossem objeto de descontos obrigatórios para a Segurança Social ou para um qualquer outro regime contributivo.

O novo entendimento da AT

Na medida em que entendiam que a visão da AT era demasiado limitada e prejudicava os seus interesses, muitos contribuintes decidiram levar esta questão à apreciação dos tribunais portugueses.

Neste contexto, desde 2016, o Supremo Tribunal Administrativo tem vindo a considerar que, para a determinação do limite de 15 %, as despesas com o pessoal relevantes deverão ser aquelas que estão inscritas na contabilidade dos contribuintes como remunerações.

Isto porque, não existe na lei nenhum critério que diga que apenas as despesas sujeitas a segurança social devem estar incluídas nesse grupo.

Em resultado desta uniformização de jurisprudência pelo STA, a AT decidiu, em 2020, alterar o entendimento que vinha sendo adotado até então.

Por conseguinte, através da Informação Vinculativa emitida no dia 29 de julho de 2020, a AT veio dizer que concordava com aquele entendimento.

Tal significa que, para efeitos do cálculo do limite legalmente estabelecido, deverão ser agora consideradas como “despesas com o pessoal” todas as despesas contabilizadas como remunerações, ordenados ou salários, deixando de interessar se essas despesas foram ou não sujeitas a descontos obrigatórios para a Segurança Social ou outro regime contributivo.

Exemplos de situações de risco

Saiba, no entanto, que existem situações de risco onde A AT poderá desconsiderar certos gastos remuneratórios como custos fiscais, em particular:

Prémios anuais atribuídos sem critério formal documentado;
Abonos ou compensações pontuais sem referência contratual;
Gratificações pagas por mera liberalidade da gerência;
Pagamento de benefícios sociais apenas a alguns trabalhadores, sem regra escrita clara.

Nestes casos, a empresa não só perde a dedução fiscal correspondente como pode também ver acrescidos juros e coimas, caso o valor tenha sido abatido indevidamente ao lucro tributável do respetivo período de tributação.

Como garantir a dedutibilidade das despesas com pessoal?

Para que os encargos com pessoal sejam aceites pela AT, é essencial:

1. Formalização documental

Incluir os benefícios e prémios nos contratos de trabalho ou regulamentos internos;
Redigir políticas de remuneração claras, aprovadas pela administração;
Ter ata de reunião ou documento interno que justifique o pagamento, em caso de decisão pontual.

2. Transparência e não discriminação

Estabelecer critérios objetivos de atribuição: metas atingidas, resultados individuais, desempenho;
Garantir que todos os trabalhadores em condições semelhantes têm acesso ao mesmo tipo de benefício.

3. Suporte contabilístico

Registar corretamente os encargos na contabilidade, com descrição clara da natureza do gasto;
Arquivar os documentos de suporte (declarações, recibos, mapas de apuramento, atas, etc.).

A falta de rigor na atribuição de benefícios pode sair cara. Para além do impacto fiscal, há riscos reputacionais e até laborais, caso os critérios de atribuição não sejam claros nem coerentes.

As despesas com pessoal são fiscalmente relevantes, incluindo as relacionadas com seguros de saúde e de vida, entre outros, desde que bem documentadas e enquadradas nas regras do Código do IRC.

Com o novo entendimento da AT, é agora mais claro que todas as remunerações contabilizadas podem ser consideradas para efeitos de dedução, independentemente de estarem sujeitas a descontos para a Segurança Social. No entanto, para garantir essa dedutibilidade e evitar riscos, é fundamental que as empresas adotem políticas remuneratórias claras, bem documentadas e aplicadas de forma consistente.

Nota do editor: Este artigo foi publicado anteriormente e atualizado para 2025 pela sua relevância.