A utilização de um software de faturação surge como uma opção vantajosa para as empresas. No entanto, mesmo para um freelancer – seja ele um trabalhador independente ou um empresário em nome individual – pode trazer inúmeras vantagens.
- Os freelancers enfrentam cada vez mais desafios na gestão do seu negócio, desde a emissão de faturas à organização das obrigações fiscais.
- Um software de faturação surge como uma solução eficaz, não apenas para cumprir os requisitos legais, mas também para otimizar tempo e muito mais
Um programa de faturação como o Sage One tem por objetivo assegurar a emissão de faturas, recibos e faturas-recibo de forma mais ágil e simples. Garantindo assim o cumprimento das obrigações legais inerentes à atividade desenvolvida.
Mas não só, constituindo uma importante ferramenta de apoio na gestão do seu negócio. Nomeadamente no que diz respeito ao controlo de receitas e despesas e ao acompanhamento da evolução da atividade.
PARTILHE! Um software de faturação não é só uma obrigação, é uma ferramenta estratégica para freelancers que querem crescer com eficiência e profissionalismo.
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CONTENIDO DO POST
Quando é que faz sentido optar por um software de faturação
A decisão de optar por um software de faturação será sempre influenciada pelas características da atividade que se desenvolve e respetivas necessidades.
A emissão de faturas e outros documentos por parte de um trabalhador independente ou empresário em nome individual pode ser feita diretamente no Portal das Finanças, sem custo associado, garantindo assim o cumprimento das obrigações em termos fiscais para com o Estado.
Mas, se é verdade que o custo associado a este recurso é zero e que, para necessidades mais pontuais de emissão de faturas ou determinadas áreas de atividade pode ser suficiente, para muitos outros casos significa perder as várias vantagens de apostar num software de faturação.
Vantagens de apostar num software de faturação
Comecemos pelo aspeto da agilidade e menor complexidade de gestão do dia a dia. No Portal das Finanças, a inserção dos dados dos clientes, respetivos valores de faturação e restantes elementos a preencher tem de ser feita manualmente. Ou seja, de cada vez que se realiza uma operação.
Se os níveis de faturação de um freelancer já forem mais elevados e o número de faturas a emitir expressivo, este esforço pode ter implicações consideráveis na fluidez da atividade e na gestão de tempo e recursos.
Por outro lado, o tipo de atividade desenvolvida também pode tornar evidente a utilização deste tipo de ferramenta de gestão. Se em causa estiver um negócio de prestação de serviços, pode não se justificar o recurso a programas de faturação, pelo menos para volumes de atividade menores. Já se falarmos, por exemplo, de quem vende produtos e tem negócios de comércio eletrónico a necessidade de poder contar com o apoio de um software de faturação será maior.
De referir ainda que aquilo que pode não fazer sentido no imediato pode ser necessário à medida que o negócio for progredindo.
Além disso, com a crescente digitalização dos serviços e a integração com plataformas como marketplaces, plataformas de pagamento e software de contabilidade, um software de faturação atualizado permite automatizar ainda mais processos, reduzir erros e ganhar tempo para ficar concentrado na atividade principal.
A nova legislação portuguesa também incentiva a digitalização fiscal, incluindo requisitos como o ATCUD (código único do documento) e o QR Code nas faturas, algo que os softwares certificados já integram automaticamente.
A decisão de optar por um software de faturação será sempre influenciada pelas características da atividade que se desenvolve e respetivas necessidades.
Benefícios de um software de faturação
Como já foi atrás explicado, um programa de faturação permite poupar tempo e recursos, que deixam de ser gastos no preenchimento manual no Portal das Finanças. Depois, permite a flexibilidade de conseguir responder rápida e eficientemente a uma alteração do volume de negócios e faturação.
Por outro lado, questões de organização como a possibilidade de criar bases de dados de clientes mais frequentes, assim como de artigos vendidos, ajudam a uma emissão de faturas mais prática e organizada. Acresce que é ainda possível, caso o negócio inclua uma loja online, proceder à integração entre esta e o programa de faturação e, assim, gerar automaticamente uma fatura-recibo a cada compra.
Retenção na fonte
Outro aspeto em que são identificáveis vantagens em software de faturação está relacionado com a retenção de imposto na fonte.
Se, no Portal das Finanças, apenas se pode incluir a retenção na fonte quando se trata da emissão de recibos ou faturas-recibo. Isto pode gerar-se alguma confusão e necessidade de retificação dos valores pagos pelos clientes.
Com um programa de faturação essa questão não se coloca, sendo possível incluir a referência à retenção na fatura, evitando dúvidas quanto ao valor a pagar.
Um outro benefício tem a ver com a imagem de profissionalismo que se passa ao mercado e aos diferentes stakeholders. Com os programas de faturação, e ao contrário do que acontece no Portal das Finanças, é possível personalizar as faturas em termos de imagem e apresentação. O que pode fazer a diferença em estratégias de posicionamento e afirmação de uma marca.
Na informação que se consegue retirar do processo de faturação
Outra vantagem reside na informação que se consegue retirar do processo de faturação, permitindo que se tenha uma base de dados útil que diga respeito, por exemplo, à evolução das vendas e aos artigos mais vendidos.
Ter um programa de faturação significa também, muitas vezes, poder contar com um apoio técnico em caso de dúvidas com a emissão de faturas e recibos.
E, caso se trate de um negócio que tem clientes não só em Portugal como no estrangeiro, permite que se possa enviar faturas em inglês. Ou seja, em lugar dos documentos emitidos no Portal das Finanças, que não serão facilmente percetíveis para alguém que não fale português.
Além disso, o software de faturação pode integrar-se facilmente com outras ferramentas de gestão financeira e software de contabilidade. Proporcionando assim uma visão mais clara e centralizada das finanças, facilitando a tomada de decisões estratégicas.
Outro benefício importante é
- Conformidade com as exigências fiscais, como a comunicação de faturas à Autoridade Tributária (AT);
- Antecipação de outras exigências, que vão ser implementadas nos próximos anos.
- Obrigatoriedade de comunicar as faturas em tempo real.
Mais do que se tratar apenas de cumprir com uma obrigatoriedade legal, a aposta num programa de faturação significa o acesso a um conjunto de vantagens em software de faturação. Mesmo para um negócio de menor dimensão, pode ser uma preciosa ajuda no desenvolvimento e crescimento sustentável de uma atividade.
Com as exigências legais a evoluírem e os clientes a tornarem-se mais exigentes. A utilização de um software de faturação atualizado, inteligente e automatizado é hoje um elemento-chave da gestão empresarial moderna.
Nota do editor: Este artigo foi publicado anteriormente e atualizado para 2025 pela sua relevância.
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